Résumé
- Liste des dépenses à venir
- Évaluer les coûts
- Ne confondez pas le budget et l’argent
Nous en parlons régulièrement sur ce blog, il était temps de consacrer un article à cet élément essentiel de l’organisation de votre événement : le budget. Ce dernier peut représenter un frein ou même une peur de nouveaux organisateurs d’événements, mais certaines règles de base vous permettent de commencer avec la tranquillité d’esprit. En lisant attentivement cet article, vous serez en mesure de préparer votre budget et votre événement pour vous-même. Ensuite, l’expérience fera de vous un gestionnaire toujours plus intelligent. Allons directement dans le vif du sujet !
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Plan de l'article
Liste des dépenses à venir
Lors de l’établissement d’un budget, il est préférable de commencer par une liste de toutes les dépenses possibles qui passent par nos têtes – même celles dont nous n’en sommes pas sûrs. L’objectif est d’établir une liste exhaustive, même s’il s’agit de supprimer les dépenses ex post afin d’ajuster le budget. Il s’agit alors d’un budget qui vise à préparer, à anticiper et non à prévoir ce qui sera réellement dépensé par le sou.
Les catégories de coûts varient en fonction des types d’événements organisés, mais certains d’entre eux sont des passages obligatoires, et vous devez accorder une attention particulière à eux. On en a identifié cinq.
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Le lieu
Lors de l’établissement d’un devis pour la location d’un lieu, il faut être vigilant en ce qui concerne les heures et la durée du loyer. Parfois, les tarifs sont affichés à temps et seront facturés en supplément si votre événement se poursuit pendant la nuit, ou si vous êtes toujours sur le lieu de l’événement le lendemain pour nettoyer ou économiser.
La musique
Peu d’événements se produisent d’un DJ ou d’un groupe de musique. En plus des frais facturés par ces prestataires, le coût de la SACEM — Association des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique. Nous ne devons pas les oublier, parce que vous risquez une amende en cas de contrôle par les autorités compétentes !
Le personnel
Si vous faites appel à un personnel professionnel, vous devez bien sûr tenir compte des salaires, et vous rappeler les primes auxquelles ils ont droit en cas de travail de nuit ou d’heures supplémentaires. S’ils sont bénévoles, les repas et l’hébergement sont habituellement de votre responsabilité.
Conseil : La rédaction de contrats est nécessaire lors de l’utilisation de bénévoles.
Restauration
Les boissons et la nourriture sont trop importants pour être oubliés ! Cependant, soyez prudent avec la date de livraison et les quantités prévues, car il s’agit d’aliments périssables. Ne les laissez pas livrer trop tôt, ni trop.
imprévu
Vous pouvez spécifier une catégorie « imprévue » ou « Divers » pour les dépenses que vous avez peut-être oubliées ou serait imprévisible. Slogan pour cette catégorie : n’hésitez pas à fournir un montant surévalué pour éviter les mauvaises surprises après l’événement.
Évaluer les coûts
Créer un document de suivi
La façon la plus simple de déterminer et de suivre l’évolution d’un budget est de créer une table. Quand il s’agit du bon outil, vous avez le choix entre :
- Logiciels Office (Google Sheets, Excel, Numbers…)
- Un cahier ou une feuille de papier vierge
- Un tableau préimprimé à remplir à la main
Lieu pour agir ! Commencez par créer deux grandes catégories : « Dépenses » et « Recettes ». Ajoutez en eux les colonnes :
- Titre
- quantité
- Prix unitaire (hors TVA)
- Total (à l’exclusion des TVA)
Pour faciliter la lisibilité et le suivi de votre budget, il est conseillé d’utiliser les catégories de dépenses et de recettes avec des sous-totaux (voir capture d’écran ci-dessous). Basé sur vos objectifs, s’efforcer de réaliser des profits (dépenses
